E-Mail-Verteiler
Sie müssen eine E-Mail an mehrere Empf?ngerinnen und Empf?nger gleichzeitig zu senden? Je nach Anwendungsszenario (zum Beispiel Anzahl der Empf?ngerinnen und Empf?nger, pers?nliche Anrede, Versand mit oder ohne Anhang oder H?ufigkeit des E-Mail-Versands) stehen Ihnen entsprechende Verfahrensweisen zur Verfügung, um E-Mails an mehrere Empf?ngerinnen und Empf?nger gleichzeitig zu versenden.
Als schnelle Entscheidungshilfe, welches Verfahren für Ihren Anwendungsfall geeignet ist, verwenden Sie die Tabelle:
Mehrere Empf?nger im Adressfeld
H?ufigkeit der Verwendung | meist nur einmalig |
---|---|
Verfügbarkeit für andere Nutzer | nicht verfügbar |
Verwendung des Bcc-Adress-Feldes | sollte verwendet werden |
Auswahl der Empf?nger | durch den Absender selbst |
Personalisierter Nachrichtentext | nicht m?glich |
Maximale Anzahl Empf?nger | ca. 300 - 500 |
Versand von E-Mails mit Anhang | ist m?glich |
Sowohl mit Outlook als auch mit Thunderbird k?nnen Sie eine E-Mail an mehrere Empf?nger gleichzeitig senden, indem Sie mehrere Adressen in ein Adressfeld (An, Cc, Bcc) eingeben. In Outlook trennen Sie dabei die einzelnen Adressen untereinander mit einem Semikolon, in Thunderbird mit einem Komma. Sie k?nnen die Adressen auch aus einer zeilengetrennten Liste (Textdatei, Excel-Tabelle) über die Zwischenablage in das Adressfeld einfügen.
Die Anzahl der Adressen, die in das Adressfeld eingegeben werden k?nnen, ist begrenzt und h?ngt von der L?nge (Anzahl Zeichen) der einzelnen Adressen ab. Etwa 300 - 500 Adressen sind in aller Regel problemlos m?glich. Wenn Sie die Adressen über die Zwischenablage eingefügt haben, kontrollieren Sie die letzte Adresse im Adressfeld, ob diese mit der letzten Adresse Ihrer Liste übereinstimmt. Andernfalls senden Sie portionsweise.
Wenn Sie mithilfe des An- oder Cc-Feldes Nachrichten versenden, sind die Empf?ngeradressen für alle Empf?nger sichtbar. Dies ist datenschutzrechtlich bedenklich! Bitte beachten Sie die Hinweise zum Adressieren über das Bcc-Feld.
Word Serienbrief
H?ufigkeit der Verwendung | meist nur einmalig |
---|---|
Verfügbarkeit für andere Nutzer | nicht verfügbar |
Verwendung des Bcc-Adress-Feldes | nicht erforderlich |
Auswahl der Empf?nger | durch den Absender selbst |
Personalisierter Nachrichtentext | nur mit diesem Sendeverfahren m?glich |
Maximale Anzahl Empf?nger | unbegrenzt |
Versand von E-Mails mit Anhang | ist nicht m?glich |
Wenn Sie eine Nachricht an mehrere Personen per E-Mail senden wollen und dabei zum Beispiel die Empf?ngerinnen und Empf?nger pers?nlich ansprechen wollen (also die Nachricht Informationen enth?lt, die für jede Empf?ngerin/jeden Empf?nger unterschiedlich sind (z.B. Anrede), verwenden Sie die Serienbrieffunktion von Microsoft Office (Kombination aus Word, Excel, Outlook).
Bestandteile einer Serien-E-Mail:
- Datenquelle: Erstellen Sie eine Tabelle in Excel, in der alle Informationen zu einer Empf?ngerin/einem Empf?nger in einer Zeile stehen. Die erste Tabellenzeile beinhaltet die Spaltenbezeichnungen, z.B. Name, Vorname, Anrede etc. In der zweiten Zeile steht der erste Datensatz.
- Serien-E-Mail: Schreiben Sie Ihren E-Mail-Text in Word und verbinden Sie ihre Word-Datei über die Serienbrieffunktion mit der Datenquelle. Fügen Sie Seriendruckfelder ein und versenden Sie den Text als E-Mail.
Bitte beachten Sie, wenn Sie mehrere E-Mail-Konten in Outlook eingebunden haben,
- dass Sie angeben müssen, mit welchem Absender die Serien-E-Mails aus Word versendet werden. Aktivieren Sie dazu in Outlook die Standard-Absender-Funktion (wird unter https://support.microsoft.com/de-de/office/%C3%A4ndern-des-zum-senden-von-e-mail-nachrichten-verwendeten-kontos-2bdd8d4f-e30f-4ec8-88a0-406ce7b23cc5 beschrieben). Danach müssen Sie unter Datei / Konteneinstellungen / Konteneinstellungen das Konto, mit dem standardm??ig gesendet werden soll ausw?hlen und auf "Als Standard festlegen" klicken.
- dass Sie unbedingt anhand einer Testmail an sich selbst prüfen sollten, ob Sie die richtige Absendeandresse ausgew?hlt haben, bevor Sie die Serien-E-Mail an alle Empf?ngerinnen und Empf?nger (wom?glich mit einem falschen Absender) senden.
Ausführliche Anleitungen (Quelle: Microsoft):
188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网gruppen / Empf?ngerlisten
H?ufigkeit der Verwendung | für mehrmalige Verwendung |
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Verfügbarkeit für andere Nutzer | bedingt verfügbar |
Verwendung des Bcc-Adressfeldes | sollte verwendet werden |
Auswahl der Empf?nger | durch den Absender selbst |
Personalisierter Nachrichtentext | nicht m?glich |
Maximale Anzahl Empf?nger | ca. 300 bis 500 |
Versand von E-Mails mit Anhang | ist m?glich |
Sie k?nnen 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网e, die Sie im 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网eordner bzw. im Adressbuch gespeichert haben, zu so genannten 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网gruppen (Outlook) oder Listen (Thunderbird) zusammenfassen. Diese k?nnen Sie dann beim Senden von Nachrichten ausw?hlen und in das Adressfeld einfügen.
188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网gruppen (Listen) stehen zun?chst nur Ihnen innerhalb Ihres E-Mail-Kontos zur Verfügung (bei Thunderbird sogar nur auf dem PC, auf dem Sie die Liste erstellt haben).
Wenn Sie mit Hilfe von 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网gruppen im An- oder Cc-Feld Nachrichten versenden, sind die Empf?ngeradressen für alle Empf?nger sichtbar. Dies ist datenschutzrechtlich bedenklich! Bitte beachten Sie die Hinweise zum Adressieren über das Bcc-Feld.
Wie Sie E-Mailadressen aus einer Tabelle in eine 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网gruppe über die Zwischenablage einfügen, erfahren Sie unter Hilfe zu Outlook/Exchange.
Um mit anderen Personen, 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网e zu teilen, k?nnen Sie in Outlook
- 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网gruppen in aufgabenbezogenen E-Mail-Konten erstellen, so dass diese von allen Personen, die mit dem aufgabenbezogenen Konto arbeiten, verwendet werden k?nnen.
- einen 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网eordner für andere Personen der Universit?t Bamberg freigeben, so dass der freigegebene 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网eordner in einem anderen Konto eingebunden werden kann. Dieser 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网eordner kann wiederum 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网e und 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网gruppen enthalten.
Tipp: Vermeiden Sie es, einen 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网 in mehreren 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网eordnern / Adressbüchern zu speichern. Sie müssen sonst ?nderungen an diesem 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网 auch mehrmals vornehmen. Ein 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网, der innerhalb eines 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网eordners / Adressbuches in mehreren 188bet亚洲体育备用_188体育平台-投注*官网gruppen (Listen) aufgenommen wurde, braucht dagegen nur an einer Stelle ge?ndert zu werden.
Verteilergruppen
Typen von Verteilergruppen
H?ufigkeit der Verwendung | für mehrmalige Verwendung |
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Verfügbarkeit für andere Nutzer | Wer E-Mails an eine Verteilergruppe senden darf, ist von den Verwaltungsberechtigten einstellbar. |
Verwendung des Bcc-Adress-Feldes | nicht erforderlich |
Auswahl der Empf?nger | je nach Gruppentyp durch die Empf?ngerin bzw. den Empf?nger selbst oder durch die Verwaltungsberechtigten. |
Personalisierter Nachrichtentext | nicht m?glich |
Maximale Anzahl Empf?nger | unbegrenzt |
Versand von E-Mails mit Anhang | ist m?glich |
Als Verteilergruppe wird eine Gruppe von E-Mail-Empf?ngern bezeichnet, die über eine spezielle E-Mail-Adresse erreicht werden. Das bedeutet, wenn eine E-Mail an die zugeh?rige E-Mail-Adresse gesendet wird, wird diese E-Mail an alle E-Mail-Empf?nger (Mitglieder) der Verteilergruppe verschickt.
Für die Aktuelles-Liste lautet diese E-Mail-Adresse zum Beispiel aktuelles-liste(at)uni-bamberg.de. Schreiben Sie die entsprechende E-Mail-Adresse in das Feld An… Ihrer E-Mail und schreiben Sie wie üblich Ihren Text ins Betreff-Feld und Ihre Nachricht an den Verteiler. Beachten Sie beim Schreiben an eine Verteilergruppe bitte immer den Zweck dieser Gruppe, d. h. verwenden Sie sie bitte nicht in einem anderen Sinne.
Bei manchen Verteilergruppen muss eine Nachricht erst genehmigt werden, bevor sie an den Verteiler versendet wird. Bei anderen dürfen generell nur ausgew?hlte Personen E-Mails senden.
?brigens: Auch die Sicherheitsgruppen, mit denen die Zugriffsrechte auf aufgabenbezogene Datendienste (E-Mail-Konten, Fileserverfreigaben etc.) verwaltet werden, besitzen jeweils eine E-Mail-Adresse. Sie k?nnen daher auch als Verteilergruppen verwendet werden. Siehe auch n?here Informationen zu Sicherheitsgruppen.
Austritt
Im IAM-Portal der Universit?t finden Sie den Selfservice Verteilergruppe: Eigene Mitgliedschaften. Dort k?nnen Sie sich selbst aus einer Verteilergruppe entfernen.
Beispiel: Aktuelles-Liste
Die Universit?t Bamberg bietet bereits einige offene Verteilergruppen verschiedener Bereiche an, darunter auch die "Aktuelles-Liste".
Die Aktuelles-Liste bietet den Angeh?rigen der Universit?t Bamberg die M?glichkeit, eine gro?e Anzahl von Interessenten innerhalb und au?erhalb der Universit?t über aktuelle Themen zu informieren.
Sie ist nur für Nachrichten gedacht, die als offizielle Mitteilungen von Einrichtungen der Universit?t eingestuft werden k?nnen und dienstlichen Zwecken der Universit?t dienen.
Der Wunsch von Teilnehmern, die über diesen Weg ausschlie?lich über "Aktuelles an der Universit?t Bamberg" informiert werden wollen, wird seitens des IT-Service ernst genommen. Es sollte nicht passieren, dass sich Teilnehmer bel?stigt fühlen und sich deshalb von der Liste abmelden.
- "Aktuelles an der Universit?t Bamberg" ist nicht für Mitteilungen vorgesehen, die an eine gro?e Anzahl von Adressaten gerichtet werden, aber letztlich nur einzelnen nützen (auch nicht für Stellenangebote). Dafür eigenen sich Mitteilungen als News auf den Webseiten der einzelnen Organisationseinheiten.
- Sie ist kein Diskussionsforum. Auch Antworten zu und Kritik an Beitr?gen in dieser Liste sollten in der Regel direkt an deren Autoren geschickt werden.
- Viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer wünschen nicht, dass gro?e Anh?nge mit den Beitr?gen an die Liste verschickt werden. Es ist günstiger, solche Dokumente auf den Webseiten der Organisationseinheit abzulegen und auf diese zu verweisen.
Wir bitten alle Teilnehmenden, sich an diese Einschr?nkungen zu halten, da alle Nachrichten an aktuelles-liste(at)uni-bamberg.de automatisch an eingetragenen Personen weiterverteilt werden.
Zusammenfassung
- Geschlossene Verteilergruppen eignen sich für den Versand von Informationen an geschlossene Personengruppen.
- Mitgliedschaftstypen: Personen mit und ohne Nutzerkonto der Universit?t
- E-Mail-Empf?nger (Mitglieder) k?nnen ausschlie?lich von einer verwaltungsberechtigten Person hinzugefügt oder entfernt werden.
Beitritt
Sollten Sie einer geschlossenen Verteilergruppe beitreten wollen, müssen Sie sich an eine verwaltungsberechtigte Person dieser Verteilergruppe wenden, nur diese k?nnen neue Mitglieder hinzufügen.
Austritt
Sollten Sie aus einer geschlossenen Verteilergruppe austreten wollen, müssen Sie sich an eine verwaltungsberechtigte Person der Verteilergruppe wenden, nur diese k?nnen Mitglieder entfernen.
Zusammenfassung
- Zentral verwaltete Verteilergruppen eignen sich z. B. für den Versand organisatorischer Informationen einer Organisationseinheit.
- E-Mail-Empf?nger (Mitglieder) werden automatisch über Daten aus dem Personalsystem oder der Studierendenkanzlei hinzugefügt oder entfernt.
- Mitgliedschaftstypen: ausschlie?lich Personen mit Nutzerkonto der Universit?t
Beitritt
Die Mitglieder werden anhand von vorgegebenen Filterkriterien ausschlie?lich durch das Identity- und Accessmanagement/Personalsystem automatisch zur Verteilergruppe hinzugefügt.
- Studierende: Studierende werden automatisch in folgende, zentral verwaltete Verteilergruppen eingetragen:
- Gruppe der immatrikulierten Studierenden (aktuelles und Folgesemester)
- Gruppe der immatrikulierten Studierenden je nach Zugeh?rigkeit zu einer Fakult?t
- Gruppe der immatrikulierten Studierenden im ersten Semester
Eine Sendeberechtigung für diese Verteilergruppe kann nur der Vizepr?sident der Lehre erteilen oder entziehen.
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden automatisch in folgende zentral verwaltete Verteilergruppen eingetragen (Informationen über die Zuordnung zur Gruppe haupt- bzw. nebenberuflich):
- Gruppe aller Bediensteten: Alle Bediensteten aus Forschung und Lehre sowie der Verwaltung (wissenschaftstützendes Personal), die haupt- und nebenberuflich t?tig sind
- Gruppe der hauptberuflich Bediensteten: Alle Bediensteten aus Forschung und Lehre sowie der Verwaltung (wissenschaftstützendes Personal)
- Gruppe der hauptberuflich, nicht wissenschaftlich Bediensteten: Alle Bediensteten der Verwaltung (wissenschaftstützendes Personal)
- Gruppe der hauptberuflich, wissenschaftlich Bediensteten: Alle Bediensteten aus Forschung und Lehre
- Gruppe der Professorinnen und Professoren
- Gruppe des wissenschaftlichen Mittelbaus: Alle hauptberuflich wissenschaftlich Bediensteten ohne Professorinnen und Professoren
- Gruppe der hauptberuflich Lehrenden
- Gruppe der nebenberuflich Lehrenden: Lehrbeauftragte (bis zu 26 Wochen nach Lehrauftragsende), Privatdozentinnen und -dozenten, Honorarprofessorinnen und -professoren sowie au?erplanm??ige Professorinnen und Professoren
- Gruppe der nebenberuflich wissenschaftlichen Hilfskr?fte
Eine Sendeberechtigung für diese Verteilergruppen kann nur die Leitung der Abteilung Personal erteilen und entziehen.
Austritt
Mitglieder werden über die Daten des Personalsystems und des Besch?ftigungsverh?ltnisses automatisch entfernt.
Austritt
Alle Mitglieder k?nnen von sich aus ohne Genehmigung austreten. Im IAM-Portal der Universit?t finden Sie den Selfservice Verteilergruppe: Eigene Mitgliedschaften. Dort k?nnen Sie sich selbst aus einer Verteilergruppe austragen.